Privacyverklaring

ComplAI is een dienst van AIF OÜ (besloten vennootschap naar Ests recht, registratiecode 16654436, btw-nr. EE102744992, gevestigd te Tehnika 27-5, 10149 Tallinn, Estland). We hechten veel waarde aan uw privacy. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom en hoe we daarmee omgaan, conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor het gebruik van het ComplAI-platform door uw organisatie is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en treedt ComplAI op als verwerker. Voor onze eigen website en marketing zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens we verwerken

• Account- en contactgegevens (naam, e-mailadres, organisatie, rol);
• Bedrijfsgegevens die u invoert (AI-register, documenten, scans);
• Gebruiksgegevens en logbestanden (IP-adres, browser, handelingen);
• Betaal- en factuurgegevens (verwerkt via onze betaalprovider).

3. Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken gegevens om de dienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst), om u te ondersteunen en te informeren (gerechtvaardigd belang), voor facturatie (wettelijke verplichting) en, waar van toepassing, op basis van uw toestemming.

4. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Account- en inhoudgegevens (waaronder scans, documenten en het AI-register) bewaren we gedurende de looptijd van de overeenkomst en verwijderen we daarna binnen 60 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Factuur- en administratiegegevens bewaren we conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Contactberichten bewaren we maximaal 24 maanden. Back-ups roteren binnen 35 dagen.

5. Subverwerkers en gegevenslocatie

Voor het leveren van de dienst schakelen we zorgvuldig geselecteerde subverwerkers in:

• Supabase — database en authenticatie (opslag binnen de EU, regio eu-west-1);
• Vercel — hosting en levering van de applicatie;
• Stripe — betalingsverwerking;
• Resend — verzending van transactionele e-mail.

Met elke subverwerker sluiten we een verwerkersovereenkomst. Uw scans, documenten en accountgegevens worden opgeslagen binnen de EU. Voor zover een subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit onder passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (SCC's).

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens in transit en in rust, toegangsbeperking en logging.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar. Neem hiervoor contact op via info@complai-eu.nl. U kunt ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthouder — in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens — of bij de Estse toezichthouder (Andmekaitse Inspektsioon), de leidende autoriteit voor AIF OÜ.

8. Cookies

We gebruiken functionele en (geanonimiseerde) analytische cookies. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

9. Wijzigingen en contact

We kunnen deze verklaring aanpassen. Vragen? Mail naar info@complai-eu.nl.